Wanneer is een eis disproportioneel?

Wat proportionaliteit betekent

Proportionaliteit houdt in dat wat je van een inschrijver vraagt, in redelijke verhouding staat tot de opdracht. Een eis mag niet zwaarder zijn dan nodig om het resultaat te bereiken.

De Gids Proportionaliteit is een verplicht voorschrift bij de Aanbestedingswet. Een aanbestedende dienst mag ervan afwijken, maar moet dat dan motiveren in de stukken. Dat heet het comply-or-explain-beginsel.

Omzeteisen

De Gids is hier het duidelijkst: een omzeteis is in beginsel niet toegestaan. Stelt een opdrachtgever hem toch, dan mag hij in de regel niet hoger zijn dan driemaal de geraamde waarde van de opdracht op jaarbasis.

Een omzeteis van een miljoen bij een opdracht van honderdduizend euro per jaar is dus moeilijk te verdedigen. Dit is een van de meest succesvolle onderwerpen om in de vragenronde aan te kaarten.

Referentie-eisen

Een referentie-eis mag niet zo zijn geformuleerd dat alleen de zittende leverancier eraan voldoet. Let op deze punten:

• De gevraagde omvang mag niet hoger zijn dan de opdracht zelf. Vragen om een referentie van een miljoen voor een opdracht van vijfhonderdduizend euro is niet proportioneel.
• De periode is meestal drie jaar voor leveringen en diensten en vijf jaar voor werken. Een kortere periode beperkt het aantal partijen zonder goede reden.
• Eén referentie per kerncompetentie is het uitgangspunt. Vragen om drie vergelijkbare projecten bij hetzelfde type opdrachtgever maakt de markt onnodig klein.
• Een eis dat de referentie bij een overheid moet zijn uitgevoerd, is vaak niet te rechtvaardigen als het werk inhoudelijk hetzelfde is.

Certificaten en keurmerken

Een opdrachtgever mag een certificaat vragen, maar moet altijd gelijkwaardig bewijs accepteren. Als jij kunt aantonen dat je aan dezelfde norm voldoet zonder het papiertje, mag je niet worden uitgesloten.

Daarnaast moet het certificaat passen bij de opdracht. De CO₂-prestatieladder op een hoge trede eisen bij een kleine onderhoudsopdracht is een bekend voorbeeld van een eis die scheef staat.

Contractvoorwaarden

Proportionaliteit gaat niet alleen over toegang tot de aanbesteding, maar ook over wat er in het contract staat. Onbeperkte aansprakelijkheid, boetes zonder maximum en het volledig afschuiven van risico’s die de opdrachtgever zelf beter kan dragen, zijn in de Gids expliciet als onwenselijk aangemerkt.

Wat je ermee doet

Zie je een eis die niet in verhouding staat, stel er dan een vraag over in de vragenronde en verwijs naar de Gids. Veel opdrachtgevers passen de eis aan, al was het maar omdat ze weten dat hun motivering niet sterk is.

Doe je het niet en schrijf je toch in, dan heb je je bij de eis neergelegd. Klagen na de gunning komt dan vrijwel altijd te laat.

Deze uitleg is algemeen van aard en geen juridisch advies. Twijfel je over een concrete aanbesteding, leg die dan voor aan iemand die het dossier kent.