Wat je uit een gunningsbeslissing kunt leren

Waar je recht op hebt

Bij de voorlopige gunning moet de aanbestedende dienst zijn beslissing motiveren. Die motivering bevat in elk geval je eigen scores, de scores van de winnaar en de redenen waarom de winnende inschrijving beter werd beoordeeld.

Krijg je alleen een tabel met cijfers zonder toelichting, dan mag je om een nadere motivering vragen. Doe dat schriftelijk en snel, want de standstill-termijn loopt door.

De standstill-termijn

Na de voorlopige gunning geldt een opschortende termijn van ten minste twintig dagen. In die periode kan een afgewezen inschrijver naar de rechter. Daarna wordt de gunning definitief.

Gebruik die drie weken ook als je niet van plan bent te procederen. Het is de enige periode waarin de opdrachtgever verplicht is je vragen over de beoordeling te beantwoorden.

Wat je uit de scores haalt

Kijk niet naar je totaalscore maar naar de verdeling. Daar zit het verhaal.

• Scoorde je overal gemiddeld, dan was je inschrijving niet onderscheidend. Je tekst beantwoordde de vraag wel, maar bewees niets.
• Scoorde je op één criterium opvallend laag, dan heb je de vraag waarschijnlijk verkeerd gelezen of een onderdeel overgeslagen.
• Scoorde je hoog op kwaliteit en verloor je op prijs, dan is je calculatie het probleem, niet je schrijfwerk.
• Scoorde je hoog op alles en verloor je nipt, dan deed je het goed. Bewaar die teksten zorgvuldig.

Wat je vraagt in een evaluatiegesprek

Veel opdrachtgevers zijn bereid tot een toelichting, ook na afloop. Bereid dat gesprek voor met concrete vragen.

• Op welk onderdeel van criterium twee misten wij punten, en waaraan zag u dat?
• Wat deed de winnende inschrijving dat de onze niet deed? (Niet: wat stond er in hun stuk; dat is vertrouwelijk.)
• Was onze prijs geloofwaardig, of twijfelde u aan de onderbouwing?
• Wat zou u ons meegeven voor de volgende keer?

Leg vast wat je leert

Een les die in een mailbox of in iemands hoofd blijft hangen, is over vier jaar verdwenen. Juist bij aanbestedingen die periodiek terugkomen, is dat precies het moment waarop je hem nodig had.

Koppel de beoordeling aan de teksten die je hebt ingediend. Dan weet je bij de volgende ronde niet alleen wat je schreef, maar ook hoe erop werd gescoord.

En als je wel bezwaar wilt maken

Zie je een fout in de beoordeling, bijvoorbeeld een score die niet strookt met de beoordelingsmethodiek, dan moet je snel handelen: binnen de standstill-termijn een kort geding aanspannen.

Weeg dat zorgvuldig. Een procedure kost geld en tijd, en kan de relatie met een opdrachtgever waar je vaker wilt werken onder druk zetten. Laat je adviseren door iemand die het aanbestedingsrecht kent voordat je die stap zet.

Deze uitleg is algemeen van aard en geen juridisch advies. Twijfel je over een concrete aanbesteding, leg die dan voor aan iemand die het dossier kent.