Een plan van aanpak dat aansluit op de criteria

Begin bij het scoreformulier, niet bij het witte vel

Een beoordelaar leest tien tot twintig inschrijvingen op hetzelfde criterium, vaak op één dag. Hij heeft een formulier met de onderdelen die hij moet terugvinden. Vindt hij ze niet, dan kan hij er geen punten voor geven, ook al staat het ergens anders in je stuk.

Haal daarom eerst uit de leidraad wat er per criterium wordt gevraagd. Knip de vraag op in onderdelen, vaak letterlijk genummerd als a, b en c. Die onderdelen worden je tussenkoppen.

Gebruik de woorden van de uitvraag

Vraagt de opdrachtgever naar “beheersing van risico’s tijdens de uitvoeringsfase”, schrijf dan niet over “onze werkwijze”. Gebruik zijn term. Dat is geen mooischrijverij, het is herkenbaarheid: de beoordelaar scant op de woorden uit zijn eigen formulier.

Maak elke belofte controleerbaar

De zin “wij hanteren korte lijnen en zijn flexibel” levert nul punten op. Iedereen schrijft dat, en niemand kan het nakijken.

Een controleerbare belofte bevat minstens één van deze drie: een getal, een naam of een moment.

• Niet: “wij reageren snel bij storingen.” Wel: “een melding voor 15:00 uur pakken wij dezelfde dag op; buiten kantooruren staat een monteur binnen vier uur ter plaatse.”
• Niet: “we hebben ervaren mensen.” Wel: “Jan de Vries is uitvoerder, werkt achttien jaar in groenonderhoud en is bij dit bestek vijf dagen per week aanwezig.”
• Niet: “wij betrekken de omgeving.” Wel: “twee weken voor aanvang bezorgen wij een bewonersbrief; in week één houden wij een inloopuur op locatie.”

Laat zien dat je dit project begrijpt

Het onderscheid tussen een voldoende en een goede score zit bijna altijd in projectspecifiek zijn. Beoordelaars herkennen een standaardtekst in twee alinea’s.

Noem dingen die alleen bij deze opdracht spelen: de school naast het werkvak, de bomen die op de gemeentelijke monumentenlijst staan, het feit dat het contract midden in het groeiseizoen ingaat. Dat bewijst dat je de stukken hebt gelezen en ter plaatse bent geweest.

Risico’s: benoem ze, bagatelliseer ze niet

Een veelgemaakte fout is risico’s wegschrijven om betrouwbaar over te komen. Het effect is omgekeerd: een beoordelaar die zelf vijf risico’s ziet en er in jouw stuk nul leest, concludeert dat je ze niet hebt gezien.

Beschrijf per risico wat het is, hoe groot de kans en het gevolg zijn, welke maatregel je neemt en wie die maatregel uitvoert. Een risico dat je eerlijk benoemt en beheerst, scoort beter dan een risico dat je verzwijgt.

Vorm telt mee, ook als dat nergens staat

• Houd je aan het maximale aantal woorden of pagina’s. Overschrijden leidt vaak tot het niet meetellen van het meerdere, soms tot ongeldigheid.
• Gebruik tussenkoppen die de onderdelen van de vraag volgen, zodat de beoordelaar ze kan aankruisen.
• Zet geen essentiële informatie in een bijlage als bijlagen niet worden meegelezen.
• Laat iemand die het project niet kent je tekst lezen. Begrijpt die het niet, dan begrijpt de commissie het ook niet.

De laatste controle

Loop voor het indienen de vraag nog één keer na, onderdeel voor onderdeel, en streep af wat je hebt beantwoord. Blijft er iets over, dan is dat precies waar je punten laat liggen.

Deze uitleg is algemeen van aard en geen juridisch advies. Twijfel je over een concrete aanbesteding, leg die dan voor aan iemand die het dossier kent.